Penanganan Surat Keluar

SOP-17.-Penanganan-Surat-Keluar

STANDAR PELAYANAN PUBLIK PADA DINAS PENDIDIKAN KEPEMUDAAN DAN OLAH RAGA

Bidang Pembinaan Ketenagaan

17. Jenis Pelayanan : Prosedur Penanganan Surat Keluar

 

No.

Komponen

Uraian

1.

Dasar Hukum

  1. Peraturan Pemerintah Nomor 92 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang– Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
  2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia no 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik;
  3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia no 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
  4. Peraturan Bupati Lombok Utara nomor 12 Tahun 2016 tentang Kedudukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Lombok Utara.

2.

Persyaratan Pelayanan

  1. Kepala Bidang                       : SI/S2
  2. Kepala Seksi                          : SI
  3. Pengadministrasi Umum       : SMA/SMK
  4. Caraka                                   :  SMA/ SMK

3.

Sistem, mekanisme dan prosedur pelayanan

  1. Disposisi/perintah untuk membuat surat dinas
  2. Menyusun konsep surat.
  3. Mengetik Draft Surat
  4. Mengoreksi  konsep Surat dan memparaf
  5. Menaikkan konsep Surat ke Ka. Bid untuk dimintakan paraf dan Lembar Pengantar untuk dimintakan tanda tangan.
  6. Mengoreksi  surat
  7. Mengoreksi  atau menandatangani surat
  8. Mencatat dan mengendalikan surat keluar dengan memberikan nomor kode, no urut, perihal/isi ringkas, tanggal, lampiran dan pengolah surat keluar pada lembar pengendali serta mencatat pada buku register surat keluar.
  9. Memberikan surat keluar kepada Caraka untuk didistribusikan ke tujuan surat

4.

Jangka Waktu Penyelesaian

1 Jam

5.

Biaya

Gratis

6.

Produk Layanan

Prosedur Penanganan Surat Keluar

7.

Sarana / Prasarana atau Fasilitas

  1. Buku tentang Pedoman Tata  Kearsipan Pemerintah Kabupaten Lombok Utara.
  2. Buku Agenda                 
  3. Lembar Disposisi
  4. Kartu kendali masuk
  5. ATK

8.

Kompetensi Pelaksana

Memahami pengetahuan tentang komunikasi.

9.

Pengawasan Internal

  1. Kepala Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olah Raga Kabupaten Lombok Utara
  2. Sekretaris Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olah Raga Kabupaten Lombok Utara.
  3. Kepala Bidang Ketenagaan Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olah Raga Kabupaten Lombok Utara
  4. Kasi PTK Bidang

10.

Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan

  1. Datang ke Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olah Raga Kabupaten Lombok Utara
  2. Melalui Telpon : 085337637431/Operator Kabupaten.

11.

Jumlah Pelaksana

2 orang

12.

Jaminan Pelayanan

Melayani dengan Ramah, Transparan dan Profesional

13.

Jaminan Keamanan dan Keselamatan Pelayanan

Tertanganinya Surat Keluar, Agenda surat

14.

Evaluasi Kerja Pelaksana

1 jam

*****